取締役会議事録は、会社の業務執行に関する決定などを記録する書類です。取締役会設置会社には、議事録などを一定期間本店に備え置く義務があります。また、株主や会社債権者などは、法律上の条件を満たせば、その閲覧・謄写を請求できます。
取締役会議事録の保存期間は10年間
取締役会の日から10年間備え置く
取締役会設置会社は、取締役会の日から10年間、次の記録を本店に備え置かなければなりません。
- 取締役会の議事録
- 持ち回り決議の内容を記載または記録した書面・電磁的記録
紙の書面だけでなく、電磁的記録も備置きの対象です。
取締役会議事録には書面と電磁的記録がある
取締役会の議事録は、書面または電磁的記録によって作成されます。書面の場合は、出席した取締役および監査役が署名または記名押印をします。電磁的記録の場合は、出席した取締役または監査役が電子署名をしなければなりません。
取締役会議事録を閲覧・謄写できる人
株主は一定の条件で閲覧・謄写を請求できる
株主は、その権利を行使するため必要があるとき、株式会社の営業時間内に、議事録などの閲覧・謄写を請求できます。
一定の会社では株主も裁判所の許可が必要
次の会社では、株主が議事録などの閲覧・謄写を請求するために、裁判所の許可を得る必要があります。
- 監査役設置会社
- 監査等委員会設置会社
- 指名委員会等設置会社
これらに該当しない取締役会設置会社では、株主は、権利行使のため必要があるとき、裁判所の許可を得ずに請求できます。
会社債権者や親会社の株主にも請求が認められる場合がある
会社債権者は、役員または執行役の責任を追及するために必要があるとき、裁判所の許可を得て、議事録などの閲覧・謄写を請求できます。また、親会社の株主も、権利を行使するために必要があるときは、裁判所の許可を得て請求できます。
取締役会議事録の閲覧請求をする方法
請求できる立場と目的を確認する
請求者が株主、会社債権者、親会社の株主のいずれに当たるかを確認します。株主は権利行使のために必要か、会社債権者は役員または執行役の責任追及のために必要か、親会社の株主は権利行使のために必要かを確認します。
本店に備え置かれた記録を請求する
請求の対象は、本店に備え置かれた取締役会議事録だけでなく、持ち回り決議の内容を記載または記録した書面・電磁的記録も含まれます。株主は、必要に応じて、会社の営業時間内に閲覧・謄写を請求します。
裁判所の許可が必要な場合
監査役設置会社、監査等委員会設置会社または指名委員会等設置会社の株主、会社債権者、親会社の株主が請求する場合は、裁判所の許可を得る必要があります。許可を得たうえで、議事録などの閲覧・謄写を請求します。
まとめ：取締役会議事録は10年間備え置かれ、条件を満たせば閲覧できる
取締役会設置会社は、取締役会の日から10年間、議事録や持ち回り決議の記録を本店に備え置きます。株主は、権利を行使するため必要があるとき、閲覧・謄写を請求できますが、会社の機関設計によっては裁判所の許可が必要です。会社債権者や親会社の株主も、必要性があり裁判所の許可を得れば請求できます。
