株主総会議事録とは？作成義務・備置期間・閲覧請求を解説

株主総会議事録とは、株主総会でどのような議事が行われ、どのような決議や報告がされたのかを記録した書類です。株式会社には、株主総会の議事録を作成し、一定期間備え置く義務があります。

この記事では、株主総会議事録の作成義務、備置期間、閲覧・謄写を請求できる人と条件を解説します。

株主総会議事録とは？株式会社には作成義務がある

株主総会議事録は、株主総会で行われた議事を会社の記録として残すものです。たとえば、役員の選任や定款変更などについて決議した場合、その内容や株主総会で報告された事項を記録します。

議事録の作成義務は、会社法318条1項に定められています。実際に株主総会を開催した場合だけでなく、一定の要件により株主総会の決議や報告があったものとみなされる場合にも、対象となる議事について記録を残す必要があります。

作成した議事録は、会社の本店に備え置かなければなりません。また、原則として、支店にも議事録の謄本を備え置く必要があります。謄本とは、議事録の内容を写したものです。

本店と支店では備え置く期間が異なるため、それぞれ分けて管理することが重要です。

株主総会議事録は、本店に10年間備え置きます。この期間中、株主や会社債権者から閲覧・謄写の請求を受ける可能性があります。

支店に備えるのは、議事録そのものではなく、その謄本です。支店での備置期間は5年間とされています。

したがって、株主総会議事録の備置期間は、本店が10年間、支店が5年間と整理できます。

株主および会社債権者は、会社の営業時間内であれば、いつでも株主総会議事録の閲覧または謄写を請求できます。

「閲覧」は議事録の内容を見て確認すること、「謄写」は内容を写し取ることを意味します。

親会社の株主も、一定の場合には議事録の閲覧・謄写を請求できます。ただし、単に確認したいというだけでは足りず、親会社の株主としての権利を行使するために必要であることが必要です。

さらに、親会社の株主が請求するには、裁判所の許可を得なければなりません。つまり、株主・会社債権者の場合とは異なり、「権利行使のための必要性」と「裁判所の許可」という追加の条件があります。