地方議会の会議録とは、議会の会議の次第や、どの議員が出席したのかを記録したものです。地方自治法123条は、会議録の作成を議長に義務付けています。
地方議会の会議録とは
会議録は、地方議会で行われた会議について、会議の次第や出席議員の氏名を記録するものです。
会議録を作成するのは議長本人ではありません。地方自治法123条1項により、議長が事務局長または書記長に作成させます。
作成方法には、次の2種類があります。
- 書面で作成する方法
- 電磁的記録で作成する方法
地方議会の会議録に作成義務はある？
地方議会の会議録には、法律上の作成義務があります。地方自治法123条1項は、議長が会議録を作成させなければならないと定めています。「作成してもよい」という任意の規定ではありません。
整理すると、作成義務を負うのは議長であり、実際の作成を担当するのは事務局長または書記長です。会議録は、書面または電磁的記録のいずれかの方法で作成されます。
会議録に記載・記録される内容
法律上、会議録に記載または記録される基本的な事項は、次の2つです。
- 会議の次第
- 出席議員の氏名
書面で作成する場合は「記載」、電磁的記録で作成する場合は「記録」と表現されます。
会議録の署名・署名に代わる措置
会議録は作成するだけでなく、作成形式に応じた確認手続も必要です。
書面で作成する場合
地方自治法123条2項により、議長が署名します。加えて、議会で定めた2人以上の議員も署名しなければなりません。
電磁的記録で作成する場合
地方自治法123条3項に基づき、議長と議会で定めた2人以上の議員が、総務省令で定める署名に代わる措置をとります。
まとめ
- 会議録は、会議の次第と出席議員の氏名を記録するものです。
- 地方自治法123条により、議長には作成させる義務があります。
- 作成担当者は事務局長または書記長です。
- 書面の場合は議長と2人以上の議員が署名します。
- 電磁的記録の場合は、署名に代わる措置をとります。