取締役会議事録の作成方法とは？署名や電子署名のルールを解説

取締役会の議事については、議事録を作成しなければなりません。議事録は、紙などの書面だけでなく、電子データである電磁的記録で作成することもできます。ただし、作成形式によって必要な署名方法が異なります。

この記事では、取締役会議事録の作成方法、出席者による署名・記名押印や電子署名のルール、作成後の備置期間を解説します。

取締役会議事録はどのように作成する？

取締役会の議事については、議事録を作成する必要があります。議事録は、紙のような書面またはパソコンなどで作成した電磁的記録（電子データ）で作成できます。

取締役会の決議に参加した取締役であって、議事録に異議をとどめない者は、その決議に賛成したものと推定されます。そのため、議事の内容や出席者を正確に記録しておくことが大切です。

定款に定めがある場合は、取締役会を実際に開催せず、提案事項について取締役全員が書面または電磁的記録で同意することで、取締役会の決議があったものとみなせます。これが、一般に「持ち回り決議」と呼ばれる方法です。

持ち回り決議を利用した場合は、決議の内容を記載または記録した書面・電磁的記録を作成し、保管します。

議事録を紙などの書面で作成した場合、出席した取締役および監査役は、署名または記名押印をしなければなりません。

署名・記名押印が必要なのは、あくまで取締役会に出席した取締役と監査役です。出席していない取締役や監査役が署名・記名押印をするものではありません。

議事録を電子データなどの電磁的記録で作成したときは、出席した取締役または監査役が電子署名を行います。

議事録の形式	必要な手続
書面	出席した取締役・監査役の署名または記名押印
電磁的記録	出席した取締役・監査役の電子署名

取締役会設置会社は、取締役会の日から10年間、議事録を本店に備え置かなければなりません。持ち回り決議を行った場合も、決議内容を記載または記録した書面・電磁的記録を同じく10年間保管します。

書面で作成した場合は書面を、電磁的記録で作成した場合は電磁的記録を保管します。署名や電子署名を済ませるだけでなく、法定期間にわたって適切に管理することが必要です。