行政庁が、特定の人に義務を課したり、権利や利益を制限したりする不利益処分を行う場合、原則として、その相手方（名あて人）に処分の理由を示さなければなりません。これは行政手続法14条1項本文に定められた行政庁の法的義務です。
理由提示は、聴聞を行う場合だけでなく、弁明の機会を付与する場合にも必要です。意見を述べる手続が用意されているかどうかとは別に、理由を示すことが求められます。
不利益処分の理由提示とは
行政庁には理由を示す義務がある
行政庁は、不利益処分をするとき、原則として処分と同時に理由を示さなければなりません。これは、行政手続法14条1項本文に定められた義務です。
書面で処分する場合は理由も書面で示す
不利益処分を書面で行うときは、理由も書面により示さなければなりません（行政手続法14条3項）。
不利益処分の理由はどの程度示す必要があるか
理由提示の程度は一律ではない
行政手続法は、理由をどの程度具体的に示すべきかを規定していません。判例上、必要な説明の程度は、次の事情を総合的に考慮して判断されます。
- 処分の根拠となる法令の規定内容
- 処分基準の有無・内容・公表の有無
- 処分の性質や内容
- 処分の原因となった事実関係の内容
理由が不十分な処分は違法となることがある
判例では、理由提示が不十分で、行政手続法14条1項本文の定める理由提示の要件を欠く場合、処分は違法であり、取消しを免れないと判断された例があります。もっとも、求められる理由提示の程度は、処分の根拠法令や性質、原因となった事実関係などによって異なります。
理由を示さなくてもよい例外
差し迫った必要がある場合
理由を示さないで処分をすべき差し迫った必要がある場合は、処分時に理由を示す必要はありません。
もっとも、理由提示の義務が完全になくなるわけではありません。名あて人の所在が判明しなくなった場合など、処分後に理由を示すことが困難な事情があるときを除き、行政庁は処分後相当の期間内に理由を示さなければなりません。
まとめ：不利益処分では理由提示が原則
不利益処分では、行政庁が処分と同時に理由を示すのが原則です。書面による処分では、理由も書面で示す必要があります。理由提示の程度は、根拠法令、処分基準、処分の性質や内容、原因となる事実関係などを総合的に考慮して判断されます。差し迫った必要がある場合には事後の提示が認められることがありますが、理由提示の要件を欠く処分は違法となり、取消しを免れないとされた判例があります。